O tempo é um bem precioso e finito. Por isso o foco na gestão do tempo é importantíssimo para que você consiga dar conta de todos os seus compromissos e para que não se sinta improdutivo ao final de um dia de trabalho. A gestão do tempo também te ajuda a ter momentos de descanso sem culpa.

Não importa se você é um empreendedor ou se você trabalha para alguém. Saber gerir o tempo é indispensável para que você possa comandar sua vida de uma forma mais produtiva, conseguindo priorizar e dar ênfase ao que você mais deseja alcançar no momento.

O tempo no seu dia a dia pode ser medido de diferentes formas e cada uma delas vai determinar como e onde você deve agir. Você pode contar seu tempo em momentos, períodos, horas, dias, semanas, meses, anos, décadas e assim por diante.

Considere que cada coisa, cada objetivo, cada meta, leva um determinado para ser concluída. Para realizar uma boa gestão do tempo você deve ter em mente que o tempo é oportuno e que tudo acontece na ocasião exata em que deve acontecer.

A gestão do tempo e o momento certo para cada coisa

Não adianta querer traçar estratégias mirabolantes e metas inalcançáveis. Isso só vai te frustrar e te deixar com sentimento de impotência e improdutividade. Estipule sempre prazos reais e com base na realidade para alcançar suas metas. Considere o curto, o médio e o longo prazo.

A organização de metas a curto, médio e longo prazo servem tanto para a vida pessoal como para a gestão de uma empresa. As metas de produção, arrecadação, retorno de marketing, vendas em lojas física e online, tudo deve ser estipulado em prazos compatíveis com a realidade.

Avalie quatro pontos principais ao implementar a gestão do tempo na sua rotina: coisas importantes e urgentes, coisas importantes e não urgentes, coisas urgentes e não importantes e, por fim, coisas não importantes e não urgentes.

Suponhamos que você gerencia uma equipe e ao mesmo tempo tem que dar conta de realizar tarefas produtivas. Organize sua agenda considerando esses quatro pontos principais aqui citados.

Coisas importantes e urgentes

Ao se deparar com esse tipo de tarefa você deve realizá-la imediatamente. Coisas importantes e urgentes são prioridade e por isso devem resolvidas independente da sua agenda.

Coisas importantes e não urgentes

Essas podem aguardar, mas devem ser inseridas na primeira brecha da sua agenda. A importância coloca essa tarefa num lugar de destaque mesmo que ela não seja para agora. Faça assim que possível.

Coisas urgentes, mas não importantes

Esse tipo de tarefa deve ser delegada. Para que você consiga focar e realizar as tarefas que são urgentes e importantes, você deve delegar as que não têm tanta importância assim. Peça para que algum colaborador da sua equipe veja isso para você. A gestão do tempo é isso: saber o que é importante e deve ser resolvido por você e o que pode ser delegado a outra pessoa.

Coisas não urgentes e não importantes

Se não é urgente e muito menos importante: descarte imediatamente. Esse tipo de tarefa costuma vir em forma de afazeres no dia a dia que podem ser facilmente evitados. Uma reunião que na verdade poderia ser substituída por um e-mail, por exemplo.

Analise bem se as reuniões têm sido produtivas e se estão surtindo o efeito esperado no dia a dia. Se julgar necessário, mude o formato, a duração, as dinâmicas e a frequência. As reuniões são importantes, mas devem ser realizadas com foco e da forma mais estratégica possível.

Use a gestão do tempo a seu favor

Quando você aprende que seu tempo é precioso e que você não vai conseguir fazer tudo de uma única vez, você aprende a priorizar. Sabendo priorizar você aprende também a delegar. Dessa forma você consegue controlar melhor sua rotina, realizar tarefas com mais precisão e melhorar suas entregas.

Comece a mentalizar e diferenciar o “urgente e importante”, “importante, mas não urgente”, “urgente, mas não importante” e o “não urgente e não importante”. Entenda também que cada coisa tem seu tempo e que todas elas devem se realizar no tempo certo, sem atalhos e sem pressa.

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