A produtividade e gestão de tempo é algo muito relativo pois depende da rotina, das tarefas e das prioridades de cada pessoa. Para muitos a produtividade está relacionada apenas a entregas profissionais e rentáveis, enquanto para outros a produtividade deve englobar também os cuidados pessoais e as tarefas de casa. O que você descreveria como um dia produtivo?

Neste texto vamos falar especificamente sobre a produtividade no âmbito profissional. Neste caso ela relaciona a capacidade de realizar o máximo de trabalho que seja possível, utilizando uma quantidade mínima de recursos e, principalmente, mantendo a qualidade. Podemos dizer que a produtividade e a otimização andam de mãos dadas e que vivemos constantemente em uma busca de um equilíbrio perfeito para alcançá-las.

A busca constante é devido ao desejo de crescer e produzir cada vez mais. Além dos fatores quantidade, qualidade e recursos, é preciso se preocupar também com o tempo. A relação entre os fatores qualidade e a quantidade dependem também do tipo de trabalho a ser realizado. Existem tarefas extremamente quantitativas, por exemplo, captar dados e entregar x relatórios em um dia. Enquanto outras são muito mais qualitativas: desenvolver uma campanha de marketing inovadora para uma marca.

Sobre os recursos é importante pensar em consumir o mínimo possível dentro da realização de qualquer tarefa. O tempo é, sem sombra de dúvidas, um dos recursos mais valiosos. Conseguir realizar uma boa gestão do tempo é fator decisivo para uma rotina mais produtiva. Administre bem o seu tempo, veja sua produção aumentar e depois pense em como diminuir diversos tipos de gastos.

Produtividade e Gestão de Tempo

Uma afirmação bastante comum e extremamente verdadeira é a de que “tempo é dinheiro”. Quanto menos tempo você gasta em uma única coisa mais coisas você consegue fazer. Quando essa afirmação está ligada às tarefas de trabalho significa que: quanto mais você faz em menos tempo, maior é a sua produtividade e mais renda você consegue gerar para o seu negócio.

Por isso vamos falar agora sobre dez pontos de extrema importância para melhorar sua gestão do tempo e aumentar a sua produtividade.

Planeje o seu dia

O planejamento é fundamental para que você consiga se organizar e ter tempo para tudo aquilo o que precisa e deseja fazer. Crie o hábito de, todas as noites, planejar o seu dia seguinte de forma escrita. Seja na agenda do celular ou na tradicional agenda de papel.

Escreva tudo o que precisa ser feito por ordem de prioridade ou agendamento (caso você realize tarefas com hora marcada). Anote até mesmo suas pausas para descanso. Sim, você precisa de alguns minutos para respirar e ajudar sua mente a se manter focada.

Essa é uma maneira fácil de visualizar suas tarefas, a fim de conseguir realizar todas sem se esquecer de nenhuma e sem se desesperar tentando concluir tudo ao mesmo tempo.

Conte com os imprevistos

É importante ter em mente que não temos controle sobre tudo. Algumas coisas podem não sair como o esperado e você precisa estar pronto para lidar com isso. Se você deixa tempos de descanso maiores anotados na sua agenda, você pode conseguir lidar melhor com algum contratempo que possa surgir.

Saiba dizer não

Essa pode ser uma tarefa difícil para muitos. Dizer não, muitas vezes, significa desapontar o outro. Se sua agenda do dia já está fechada, não aceite trabalhos extras. Quando você aceita mais do que pode produzir, você acaba deixando algo sem fazer ou fazendo coisas sem qualidade.

Lembre-se que numa boa rotina de produtividade, quantidade e qualidade andam de mãos dadas. Delegue as tarefas extras ou acrescente em um dia em que você terá mais tempo.

Defina prazos

Trabalhando com prazos você consegue se organizar muito melhor e não terá problemas ao precisar dizer não. Defina os prazos de acordo com a prioridade de cada entrega, dessa forma é possível administrar muito melhor o tempo e não deixar nada para última hora.

Os prazos ajudam também no encaixe de pedidos urgentes e na administração de imprevistos.

Foque nas prioridades

Essa dica de produtividade está diretamente ligada à anterior. Os prazos te mostram quais são as prioridades da sua semana/ mês e te possibilitam dar maior atenção a elas.

Otimize as reuniões

Esse é um ponto de atenção muito importante para aqueles que buscam uma rotina mais produtiva. As reuniões são essenciais para o alinhamento de projetos e para a realização de brainstorms, mas precisam ser bem conduzidas para não se tornarem muito dispersantes. Deixe as conversas pessoais para os momentos de descontração e relaxamento.

Durante as reuniões, foque apenas em assuntos profissionais e priorize as tarefas que precisam ser resolvidas com urgência. Tenha sempre uma pauta com os assuntos que serão discutidos.

Adote o “Princípio de Pareto”

O “Princípio de Pareto” é um princípio que determina que “20% das suas ações vão corresponder a 80% dos seus resultados”. Por exemplo: 20% do total de produtos que sua empresa produz, são responsáveis por 80% das vendas da sua loja. Outro exemplo: 20% das pessoas da equipe são responsáveis por 80% do total de produção.

Dessa forma você percebe quais são os pontos de prioridade do seu negócio e consegue ser mais produtivo quanto a isso. Foque em melhorar cada vez mais os produtos que representam os 20% das vendas. Quanto à equipe, incentive cada vez mais os 20% mais produtivos e invista no treinamento e na melhoria do restante.

Delegue tarefas

Principalmente se você se encontra numa posição de comando de equipe. É importante que você não queira dar conta de resolver tudo sozinho. Fique com o que é mais estratégico e distribua o restante de maneira uniforme entre a equipe. Procure também observar as afinidades de cada um. Sabendo o que cada colaborador produz melhor e mais rápido, você consegue delegar de maneira assertiva e tornar a equipe inteira mais produtiva.

Trabalhe o que é importante

Foque nas prioridades e no que está dentro das suas afinidades de trabalho. Resolva primeiro aquilo que é importante e também fácil para você. Dessa forma você terá mais tempo e energia para depositar nas tarefas restantes.

Trabalhe o necessário

Você deve pensar sempre que é importante investir a quantidade de tempo necessária e não a quantidade de tempo disponível. Se uma tarefa pode ser feita em cinco minutos, mas você tem dez, faça em cinco. Utilize os cinco minutos restantes para tarefas mais complicadas ou, se for o caso, para tarefas extras no fim do dia.

Cuide bem do seu tempo para que sua produtividade e qualidade de trabalho aumentem cada vez mais.
Para mais informações, assista ao vídeo do Diretor Geral da Marluvas, Denilton Silva sobre a gestão do tempo.”

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